Rabu, 20 Agustus 2014

,

4 Kunci Membangun Kinerja Pegawai

4 Kunci Membangun Kinerja Pegawai


Apa yang diharapkan organisasi dari pegawainya. Tentu semua akan berpendapat kinerja itulah yang diharapkan. Lantas bagaimana mengukur sebuah kinerja yang menjadi harapan. Organisasi harus bisa menjelaskan kinerja seperti apa yang diharapkan sehingga menjadi jelas bagi masing masing pegawai mengenai apa yang harus dia siapkan apa yang harus dia bangun dan hasil apa yang akan diperoleh. Semuanya butuh penilaian yang Jelas.


Agar sistem penilaian kinerja ini dapat berjalan efektif dan dapat menumbuhkan budaya kinerja yang diinginkan, perlu dilakukan tahapan-tahapan manajemen kinerja yang meliputi: penetapan kontrak kinerja (performance agreement), rencana pengembangan pegawai (personal development plan), mengelola kinerja selama suatu periode (managing performance), serta melaksanakan evaluasi formal atas kinerja pada akhir periode (performance review).


Menilik tahapan-tahapan tersebut, maka efektivitas pelaksanaan manajemen kinerja akan sangat dipengaruhi oleh inisiatif dan peran dari setiap atasan. Semua tahapan dalam manajemen kinerja tersebut adalah penting, akan tetapi tahapan mengelola kinerja (managing performance) merupakan tahapan yang paling krusial dimana seorang atasan harus dapat mendemonstrasikan kemampuan kepemimpinan (leadership skill) dengan menginspirasi, memberi dukungan, mencari solusi bersama, mendorong kemandirian, menyadari keterbatasan dan memahami kekuatan dari dua arah, dan seterusnya, sehingga produktivitas dan kinerja pegawai menjadi optimal.


Kunci pertama membangun kinerja adalah bagaimana keterlibatan dari masing-masing individu sebagai pegawai dengan konsep keterikatan pegawai (employee engagement) harus dipandang sebagai sesuatu penting. Schmidt dan Hayes dalam Margaretha et all (2008:4) mendefinisikan employee engagement sebagai bentuk keterlibatan individual dan kepuasannya serta sebagai bentuk antusiasme dalam melakukan pekerjaan. Oleh karena itu membicarakan militansi pegawai erat kaitannya dengan pegawai yang mempunyai antusiasme yang tinggi terhadap pekerjaanya.


Loehr & Schwartz dalam Wilson (2009:2) menyatakan pekerja sepenuhnya terikat (fully engaged) adalah mereka yang secara fisik berenergi, secara emosional terhubung, secara mental terfokus, dan merasa sesuai dengan tujuan organisasi. Hal yang seharusnya menjadi perhatian adalah bagaimana membangun kebermaknaan (meaningfulness) yang berarti, pekerja merasa bahwa tugas mereka adalah tugas-tugas yang berharga.


Keterikatan (engagement) mirip dengan, tapi tidak identik dengan motivasi. Marciano (2010:40) menjelaskan bahwa Keterikatan (engagement) mengacu pada unsur intrinsik, yang mengakar, dan rasa yang meliputi rasa komitmen, kebanggaan, dan kesetiaan yang tidak mudah diubah. Sebaliknya, tingkat motivasi sangat dipengaruhi oleh faktor eksternal, terutama harapan bahwa upaya tertentu atau prestasi tertentu akan menghasilkan manfaat yang bernilai, seperti bonus. Dengan demikian pegawai yang mempunyai keterikatan akan jauh memainkan peran dalam organisasi di bandingkan dengan pegawai yang termotivasi. Namun demikian diantara keduanya saling memiliki keterkaitan. Kuncinya disini adalah adanya antusiasme.


Kunci kedua adalah membangun iklim organisasi baik . pemahaman iklim organisasi dapat mengulas mengenai budaya organisasi. budaya organisasi mencerminkan nilai-nilai yang dimiliki dan dipatuhi oleh anggota organisasi dalam berfikir, perasaan, dan bertindak, sedangkan iklim organisasi adalah suasana kerja yang dirasakan dan dialami oleh anggota organisasi dalam rangka mencapai suatu tujuan organisasi tersebut.


Denison (1996) dalam Amstrong (2009:386) mengusulkan budaya mengacu pada struktur dalam organisasi yang berakar pada keyakinan, nilai-nilai dan asumsi yang dimiliki oleh anggota organisasi. Sebaliknya, iklim mengacu pada aspek-aspek lingkungan yang secara sadar dirasakan oleh anggota organisasi. Rousseau (1988) dalam Amstrong (2009:386) menyatakan bahwa iklim merupakan persepsi dan deskriptif. Persepsi adalah sensasi atau realisasi yang dialami oleh individu sedangkan deskripsi dimaksud adalah apa yang orang laporankan atas sensasi ini. Hal ini paling mudah adalah menganggap iklim organisasi sebagai bagaimana orang memandang (melihat dan merasakan tentang) budaya yang ada di organisasi mereka.


Ikim organisasi yang baik harus didukung oleh adanya kejelasan terhadap peran dari masing-masing pegawai. Uraian pekerjaan masing-masing dan standar operasional prosedur harus dijelaskan dengan tegas supaya tidak tidak terjadi kebingungan kerja. Oleh karena itu perlu aturan yang memperjelas bagaimana seorang pegawai bersikap, bagaiamana seorang pegawai memahami ketentuan yang ada sehingga seminimal mungkin perbedaan penyikapan antar pegawai relatif sama dan bergerak sama dalam penyampaiannya.


Dukungan peralatan, staf dan anggaran yang memadai serta lingkungan yang sehat, harus tersedia. Selain dukungan peralatan, perlengkapan dan teknologi sebagai bentuk dukungan fisik, iklim organisasi yang baik juga memerlukan dukungan emosional yakni organisasi harus membentuk suasana yang memberikan kepercayaan yang penuh pada pegawai dengan memberikan kepercayaan dan upaya saling mendukung antar pegawai dan semua berpartisipasi dalam mencapai visi dan misi organisasi.


Apresiasi dari organisasi atas keterlibatan pegawai mutlak diperlukan berupapa reward atau penghargaan dan tidak selalu mengedepankan ancaman, intimidasi sehingga suasana kerja nyaman dan jauh dari rasa tertekan dan keterpaksaan. Apresiasi tidak hanya diberikan kepada secara institusi tetapi sekaligus pada individu-individu pegawai. Organisasi, harus memberikan kesempatan kepada pegawai untuk membuat terobosan inovasi penting sepanjang masih dalam rel rel aturan yang ada. Pemberian kesempatan dan kepercayaan akan menumbuhkan rasa bangga pegawai sebagai bagian dari pelaku keberhasilan organisasi mencapai visi dan misinya. Kegagalan tidak disikapi organisasi dengan hukuman semata, namun memberikan kesempatan pegawai untuk memperbaiki diri dan belajar dari kesalahan yang ada dan belajar mengadopsi pilihan alternatif lain dalam memerankan perannya. Pegawai menjadi semakin paham, piawai dan berusaha mengembangkan pesonanya. Kunci utamanya suasana fisik dan kebatinan.


Kunci ketiga Organisasi juga harus memandang peran penting dari manager (atasan) Atasan dituntut memiliki kepemimpinan (leadership) yang kuat melalui program Pembinaan oleh atasan (coaching). Pembinaan ini dapat berupa Pembinaan yang diberikan kepada seseorang agar sukses dalam menangani suatu situasi baru atau situasi yang menantang, pembinaan untuk memperbaiki kinerja atau kebiasaan kerjanya yang tidak efektif, dan pembinaan masalah kinerja, kebiasaan kerja, atau kelalaian yang serius. Kuncinya adalah Membuka Potensi.


Pembinaan adalah kunci pembuka potensi seseorang untuk memaksimalkan kinerjanya. Coaching lebih kepada membantu seseorang untuk belajar daripada mengajarinya. Passmore (2010: 20-21 ) dalam Excellence in Coaching terjemahan oleh Paulina Ruri menjelaskan perbedaan antara coaching , konseling, mentoring dan terapis sebagai berikut :
  1.  Seorang terapis akan menggali apa yang membuat anda berhenti mengemudikan mobil anda.
  2.   Seorang konselor akan mendengarkan kegelisahan anda tentang mobil.
  3.   Seorang mentor akan membagikan cara-cara mengemudikan mobil berdasarkan pengalaman pribadinya.
  4.   Seorang konsultan akan memberikan nasehat kepada anda bagaimana mengemudikan mobil yang baik.
  5.   Seorang coach akan memberikan dorongan dan semangat kepada anda untuk mengemudikan mobil.


Kunci Keempat adalah komunikasi. Komunikasi ini memegang peranan yang penting dalam organisasi karena dalam organisasi terdapat sekumpulan orang dengan tujuan yang sama. Organisasi menjadi wadah anggotanya untuk mengembangkan organisasi dalam mencapai tujuan yang diharapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan adanya saling berinteraksi diantara anggotanya melalui komunikasi baik yang berbentuk komunikasi lisan, tertulis maupun nonverbal.


Robbins yang dialihbahasakan oleh Benyamin Molan (2003:392) menjelaskan bahwa komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam kelompok atau organisasi yakni pengendalian, motivasi, pengungkapan emosi, dan informasi. Komunikasi mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai hierarki wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai. Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar. Selanjutnya komunikasi memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial. Terakhir komunikasi berhubungan dengan perannya mempermudah pengambilan keputusan dengan memberikan informasi yang diperlukan. Kuncinya disini pengendalian, motivasi, pengungkapan emosi, dan informasi.


Itulah empat kunci utama untuk dapat meningkatkan kinerja pegawai. Kombinasi dari ketiga kunci tersebut akan membangun suasana fisik dan suasana kebatinan yang baik dalam organisasi dan menumbuhkan kepemimpinan yang membangkitkan bukan kepemimpinan yang menakutkan yang dibingkai dalam komunikasi yang baik. Lokomotif dan gerbong akan bergerak bersamaan ke tujuan yang sama dengan tata cara aturan dan suasana yang nyaman.




Sumber : Diskusi saya Hendar Iskandar dengan Sahabat saya Abdul Malik dari berbagai literatur buku Manajemen Sumber Daya Manusia